Este caso se da cuando tenemos más de una persona trabajando al tiempo el mismo módulo y se genera la duplicidad de documentos, es decir, se hacen dos o más facturas con un mismo consecutivo a diferentes clientes.
Para evitar esto se debe tener en Administración y Configuración, Configuración Seguridad inactiva la opción de Permitir Modificar Consecutivos,
y, en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Facturación y Prefijos, debemos tener activa la opción de Asignar Consecutivos al Grabar.
La protección de los meses se da para evitar la modificación, adición, eliminación o anulación de documentos en meses pasados o futuros.
La protección de meses se encuentra en Administración y Configuración, Configuración Seguridad, se activa dando clic en el mes que desea proteger y grabar.
Protección de los meses finalizados.
El permitir facturar existencias negativas es es una función que puede tener activada las empresas que venden servicios, importadoras y aquellas que no controlan existencias a través del Megactivo.
La opción de Permitir Facturar Existencias Negativas se encuentra ubicada en Administración y Configuración, Configuración Seguridad.
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Si usted es una empresa que controla las existencias del inventario lo mejor es que esta opción se encuentre inactiva.
Si la empresa maneja diversos prefijos en su facturación, debe establecer a cada usuario de grupo 6 que estará a cargo de ingresar las facturas su respectivo prefijo. Esta opción la encuentra en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Facturación y Prefijos.
Asignar Prefijos a los usuarios.que realizan facturas.
Si no le permite elegir listas de precios o asignar el valor del producto dentro de la factura de venta, cotizaciones o pedidos tanto de compra como de venta, usted debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Facturación y Prefijos y desmarcar las opciones de Proteger Columna Precio al Registrar Facturas; Proteger Columna Precio al Registrar Cotizaciones, Proteger Columna Precio al Registrar Pedidos.
Para que ustedes puedan trabajar varios usuarios en un mismo tipo de documento deben tener el consecutivo al grabar y no al al adicionar. Para corregir esta activación debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Facturación y Prefijos y cambiar la asignación de consecutivos al Grabar..
Si a la hora de llamar el cliente o proveedor carga tanto facturas propias como ajenas es por que en su tabla falta asignar el NIT PRINCIPAL, este caso usted debe ingresar en la tabla de Clientes y/o Proveedores y asignar este dato, grabar, recalcular los saldos de cartera volver a verificar los datos.
Creación de Clientes.
Hay dos razones por las cuales este mensaje le puede salir, no solo en los conceptos si no también en el centro de costos o vendedor.
1. En el nombre le asignó caracteres especiales como paréntesis, slash, guiones...
2. A la hora de llamar el concepto, centro de costos o vendedor lo llamó por el nombre y no por el código o con F4.
Cuando le salga ese mensaje debe verificar y corregir el nombre en caso de tenerlos con caracteres especiales, si los tiene bien escritos solo debe borrar en el documento el concepto y llamarlo con F4 o con el código correspondiente.
El Megactivo tiene dos formas de calcular el IVA para un producto, todo depende de cómo se haya ingresado y configurado el precio para los productos.
Una es adicionando el IVA y la otra es disminuyendo el iva del valor del producto, esto se determina en la tabla de productos cuando se asigna la tasa correspondiente y si se marca o no la casilla de IVA INCLUIDO.
Si esta está marcada el sistema disminuye el iva del valor del producto, si está desmarcada le adiciona el iva en el documento.
Si usted ve que el iva no es el correcto debe verificar en la tabla de productos qué tasa le asignó y como le indicó al sistema que le calcule el Impuesto al Valor Agregado.
Forma correcta de crear los productos.
Esto se presenta cuando usted tiene los datos de clientes y proveedores incompletos, en este caso debe ir a las tablas de Clientes,Proveedores y NIT y completar todos los datos obligatorios.
En este caso usted debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Base de Datos y en la tabla de Proveedores cargue el proveedor que causa la inconsistencia, verifique no tenga asignado en tipo EX y/o que en la tabla Tributaria no tenga asignado el Régimen "No Responsable de IVA".
En el Megactivo usted puede crear un tercero varias veces con modificación del Nit, ya que en la parte administrativa usted puede tener clientes o proveedores que manejen sucursales y necesita diferenciar o identificar a cual de todas les despachó la mercancía.
Tanto los clientes como los proveedores en su tabla de datos contienen el campo de NIT y NIT PRINCIPAL ambos son campos requeridos y no deben llevar caracteres especiales como asteriscos, interrogantes, espacios en blanco; solo números; si le van a indicar el dígito de verificación debe ir el guión medio (-) sin espacios entre el guión y los números..
El NIT es el que se llama a la hora de hacer la factura, recibos, Devoluciones y Notas, y el NIT principal es el que agrupa la información para trasladarla a la contabilidad, estos dos datos pueden ser iguales o diferentes. Si es una empresa que tiene sucursales se debe crear la sede principal con los dos NIT iguales y las sucursales variarán el nit pero el nit principal prevalecerá el de la sede principal. Ej
Sede Principal
NIT 900765432
NIT Principal 900765432
Sucursal1
NIT 900765432-1
NIT Principal 900765432
Sucursal2
NIT 900765432-2
NIT Principal 900765432
Ninguna de las tablas básicas permite eliminar contenido, ya que manejan un historial de registro de información en cada uno de ellos.
En este caso debe verificar que no falte ningún dato primario o que la dirección no esté demasiado larga, si es así la deberá simplificar, realizar la corrección inicial de los datos en la tabla de NITS, indicar si es un cliente o proveedor y grabar de nuevo, en la tabla de clientes o proveedores verifique y complete los datos relativos a tributaria y nit principal.
Para evitar esto se debe tener en Administración y Configuración, Configuración Seguridad inactiva la opción de Permitir Modificar Consecutivos, y, en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Compras, debemos tener activa la opción de Usar Consecutivo Interno para Compras y Número de Factura del Proveedor como Documento Referencia.
Configuración Compras.
En este caso debe revisar que:
Tenga las dimensiones indicadas por cada uno de los logos.
El formato del documento sea JPG.
El nombre del archivo no tenga caracteres especiales y esté escrito en minúscula; si hay inconsistencia en alguno de estos aspectos debe corregirlas y volver a subir el logo.
En caso de que este bien, su instalación sea local y siga sin cargar el logo debe revisar en la siguiente ruta que el nombre de la base de datos esté en MAYÚSCULAS de lo contrario debe cambiarlo. C:\Mobile\web\tomcat\webapps\SITIOWEB\ASNET
Tamaño de Imágenes
Esto se debe a que tiene en Administración y Configuración, Configuración Seguridad desmarcada la opción Permitir Facturar Existencias Negativas. Si usted no controla inventario debe tener activa esta opción, grabar y volver a hacer la factura.
Facturar en Negativo
Si desea que el formato media carta imprima el logo de la empresa debe cambiar las dimensiones del logo hoja carta por 2964 de ancho X 1650 de alto,
Configurar logos
Si su instalación es en la nube no necesita generar copia de seguridad pues el sistema lo hace de forma automática.
Si usted es instalado de forma local tampoco es necesario que haga la copia pues el sistema la hace automáticamente en el servidor y la deja en la siguiente ruta Mobile\web\tomcat\webapps\SITIOWEB\ASNET\EMPRESA\BACKUP\AUTO
Sin embargo si desea sacar la copia de forma manual usted puede ingresar en Archivo Digital, Backup, si la instalación es en la nube deberá indicarle que genere la copia y luego que la descargue.
Si es local solo debe darle clic en Backup base de datos, el sistema descarga automáticamente la copia.
El cambio de régimen se realiza a través de Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Tributaria, allí indica que pertenece al régimen común, si pertenece al simple desmarca la opción iva régimen común.
Si ya está facturando electrónicamente también debe hacer el cambio en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Empresa, FE, Otros datos, indicando si es o no responsable de iva
La herramienta Notificaciones con la que cuenta el Megactivo, se utiliza para el envío de correos automáticos e internos de operaciones administrativas que se realizan en la aplicación, al usuario que se requiera, lo que le permite estar al tanto de todas las operaciones de la empresa.
Está diseñado para que en el momento en que se realice, grabe o anule un documento, se cierre una cotización el sistema le notifique a los usuarios que están configurados que sucedió dicho evento.
El contenido del mensaje al igual que los correos son configurables.
Para crear las plantillas usted debe ingresar en Plantilla, adicionar y grabar la plantilla con la información que necesita enviar al personal destino.
En la pestaña Notificaciones deberá adjuntar frente a las acciones que se encuentran predeterminadas los correos y nombre de la plantilla que ha creado.
Una vez se grabe el documento para el cual usted creó la notificación el sistema enviará automáticamente los correos al personal interesado, adicionando los datos establecidos en las plantillas.
Si usted requiere iniciar las facturas en un número diferente al 1 debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingrese en Administración y Configuración, Configuración Seguridad y active la opción de Permitir Modificar Consecutivos y grabe.
2. Ingrese en el documento, factura y presione clic en cargar, en el campo buscar digite el número en el cual debe iniciar el consecutivo y presione clic en el botón nuevo, este se asignará al documento.
